3 טיפים לבחירת מדפסת למשרד
3 טיפים לבחירת מדפסת למשרד

3 טיפים לבחירת מדפסת למשרד

שתף מאמר:

מדפסת הפכה במהלך השנים להיות אחד מפריטי החובה עבור משרדים נתונים, שצפויים להשתמש במדפסת באופן שוטף. לכן מומלץ מאוד שאנשי המשרד ישקיעו את מלוא המחשבה בבחירת מדפסת משובחת, שתתאים להם בדיוק ותשרת אותם נאמנה. אבל איך עושים את זה נכון?

התאמה לצרכי העסק

השאלה הראשונה ואולי החשובה ביותר שאתם צריכים לשאול את עצמכם, היא עד כמה אתם צפויים להשתמש במדפסת ולאילו צרכים (שאלה שהתשובה לה עשויה להסביר מדוע יש צורך לעיתים בכמה מדפסות נפרדות). במשרדים בהם יש צפי להדפסה סביב השעון או בכמויות מרשימות, חשוב לשים לב לקצב העבודה של המדפסת: כלומר, למספר הדפים שהיא מסוגלת להדפיס בדקה. אחרת, אתם עלולים לגלות שזמן יקר הולך לאיבוד וששגרת העבודה במשרד נפגעת.

שיקול מרכזי אחר בבחירת מדפסת למשרד נוגע לסוג שלה, כשהאבחנה העיקרית היא בין מדפסת הזרקת דיו לבין מדפסת לייזר. למרות שלכל מדפסת יש את הנתונים הנקודתיים שלה, רבים יציינו שבדרך כלל מדפסות הזרקות דיו צבעוניות מתאימות למשרדים שמחפשים איכות גבוהה יחסית של הדפסה, בכמויות קטנות. מדפסות לייזר, לעומת זאת, פועלות לרוב בקצב עבודה גבוה יותר ויכולות להתאים מאוד למשרדים שאינם מחפשים בהכרח תוצרי דפוס ברמה מיוחדת.

 לא רק מדפסת

ניתן למצוא כיום מגוון רחב של מוצרים משולבים, כלומר, מדפסת הכוללת בתוכה גם מכונת צילום, סורק, פקס וכן הלאה. בהרבה מאוד תרחישים מומלץ לשקול בחיוב רכישת מדפסת משולבת, שיכולה לחסוך במקום וגם בעלויות. כאשר ישנו מכשיר אחד המבצע כמה פעולות, החיים של אנשי המשרד יכולים להפוך להיות פשוטים הרבה יותר.

מנגד, חשוב לזכור שגם לבחירה במכשירים משולבים יש כמה חסרונות אפשריים. מקרה של תקלה כוללת במכשיר עלולה לפגוע בצורה משמעותית ביכולת המשרד להתנהל, מה שלא קיים במצב בו לכל מכשיר יש את התפקיד המוגדר שלו. התפעול של חלק מהמוצרים המשולבים, בהמשך לכך, עשוי להיות מורכב יותר.

 לא מתפשרים בבחירת מדפסת למשרד

מדפסת למשרד חייבת לשרת אתכם נאמנה, ורצוי לתקופה ארוכה ככל שניתן – ללא תקלות. בדרך כלל, תוכלו לקבל זאת כאשר אתם בוחרים במדפסת של אחד המותגים הבולטים בעולם בתחום, דוגמת HP, Canon, Leksmark ואחרים. מדפסות מהטופ העולמי נוטות להיות אמינות ולפעול היטב לאורך זמן.

במעמד הרכישה של המדפסת, מומלץ לבדוק האם יש כתובת אליה ניתן לפנות בכל שאלה או תקלה. ישנן מדפסות המגיעות עם אחריות מלאה למשך כמה שנים לפחות, ובאותה מידה – חברות המציעות שירותי תיקונים או תחזוקה במידת הצורך. מעבר לעובדה שבמקרים המשבשים את פעילות המדפסת מדובר בסיוע הכרחי, אין ספק שהלקוח יוכל לקבל הרבה מאוד שקט נפשי (דרישת חובה בקרב מנהלי משרדים כיום).

כמובן שחשוב לבחון היכן אתם רוכשים את המדפסת, כשהשאיפה היא לחנות מוכרת המציעה את מיטב הדגמים ופתרונות משלימים בתחום: טונרים, ראשי דיו וכן הלאה.