טיפים למעבר למשרד חדש – כך תעשו זאת נכון

טיפים למעבר למשרד חדש – כך תעשו זאת נכון

שתף מאמר:

עוברים למשרד חדש? תתחדשו! כדי שבאמת תיהנו מהמיקום החדש, לא מספיק לארוז את הקלסרים ולכבות מחשבים. היערכות נכונה תחסוך עוגמת נפש ותאפשר לכם לחזור במהירות לשגרת העבודה. בדיוק בשביל זה הכנו לכם טיפים להובלת משרדים, ארגון והכנה חכמה למעבר.

מעבר למשרד חדש

 


תכנון נכון של העברת המשרד יחסוך לכם זמן רב וכסף

מעבר למשרד חדש הוא אירוע מרגש ומשמח ובעיקר ציון דרך לבית העסק. זו גם הזדמנות לשפר דברים שהציקו לכם במשרד הישן, למשל מיקום העובדים, ניצול מקסימלי של חלל המשרד ושטחי העבודה, הכנת תשתית נוחה לחשמל ולתקשורת, ועוד.

הדבר החשוב ביותר במעבר הוא לבצע אותו באופן בו שגרת העבודה לא תיפגע וניתן יהיה לחזור ולתפקד מהר ככל האפשר. משמעות הדבר היא עבודת הכנה עוד לפני המעבר, כדי שהמעבר עצמו יעבור חלק ככל הניתן.

ראשית, חשוב להבין כי הובלת משרדים שונה בתכלית השוני מהובלת דירות ובתים פרטיים. החל מתכולת הארגזים ואופיים ועד למהירות הנדרשת למעבר עצמו, הכולל העמסה ופריקת הציוד במקום החדש, ועם התחשבות מקסימלית בלוחות הזמנים. לפעמים ציוד משרדי הוא קצת יותר ממחשב ומכונת צילום. אם מדובר בחברה שיש בה מעבדה, או ציוד שהוא רגיש או שביר במיוחד, או ציוד שדורש שהייה בטמפרטורה מסויימת, חשוב לוודא שחברת ההובלות מסוגלת להעמיד לרשותכם את צוד ההובלה המתאים, וכמובן לא לשכוח לקבל מהם תעודת אחריות וביטוח התכולה, שלא לדבר על אמינות, במיוחד בכל הנוגע לחומרים חשובים ומהותיים לעסק.

ניתן אם כן לומר שהשלב הראשון במעבר, הוא למצוא חברת הובלות למשרדים שיש לה נסיון בהובלות מסוג זה, הבנת הלוגיסטיקה המורכבת, ואת הציוד הנדרש למעבר. בצעו תיאום ציפיות עם חברת ההובלות, הזמינו אותם למשרדים, הישן והחדש, כדי להבין את היקף העבודה והאם נדרשים עזרים מיוחדים כמו הובלה עם מנוף וכדומה.

 

ארגון משרד חדש – לא פחות חשוב

ומה לגבי המשרד החדש? רגע לפני שעוברים זה הזמן לבדוק את כל הנושאים שיבטיחו שהות נעימה במשרד ובעיקר יכולת עבודה אפקטיבית. למשל, נקודות חשמל נגישות ובכמות מספקת, חיבורי תקשורת, ניצול מקסימלי וחכם של חלל העבודה וגם, דרכים לשוות למשרד מראה מקצועי ויחד עם זאת אישי ונעים. אחרי הכל אנו מעבירים זמן רב במשרד וחשוב שזו תהיה סביבת עבודה נעימה ומזמינה, שמספקת מענה לעובדים ואף מסייעת בהגדלת התפוקה בעבודה. כך שאם יש צורך בצביעת הקירות, בהוספת ריהוט משרדי ואפילו תכנון המטבחון, זה הזמן לעשות זאת, לפני המעבר.

 

איך לבחור חברת הובלת משרדים?

מומלץ להיעזר בחברה מקצועית שיש לה את הידע, הניסיון והכלים לתכנן העברת משרד ולהעריך את הזמן הדרוש לביצוע העבודה. תכנון מוקדם יסייע לכם להבין מהו המסר שאתם רוצים שהמשרד ישדר, למבקרים בו ולעובדים עצמם, ואת היקף העבודה הנדרש.

סידור משרד יכול להתחלק בין העובדים עצמם, שיסדרו את פינת העבודה שלהם, אולם חשוב להיות מתוכננים ולדעת מראש היכן יהיה ממוקם כל פריט. ידיעה והכנה מוקדמת יחסכו זמן והתלבטויות ויאפשרו לכם לחזור במהירות לשגרת העבודה.

 

אפרופו עבודה

בררו עם חברת ההובלות את האפשרות לבצע את המעבר בסוף השבוע או בשעות הלילה. אתם תחסכו זמן עבודה יקר, גם כי העברת משרד גוזלת לעתים זמן רב ונדרשות שעות ארוכות למעבר, גם כי הדבר יאפשר לכם להתפנות לסידור המשרד כבר בבוקר שאחרי המעבר.